Unordnung im Büro? Diese Tipps helfen

Wer kennt das nicht: Der Schreibtisch ist voller Papiere. Wichtige Unterlagen sind unauffindbar. Die To-Do-Liste wird immer länger. Besonders wenn draussen viel zu tun ist bleibt die Büroarbeit liegen. Dokumente werden gar nicht oder falsch abgelegt. Das kostet später viel Zeit beim Suchen.

Keine Struktur

Nicht immer ist die Technik das Problem. Vielfach gibt es kein gutes Ablagesystem und ohne Struktur verliert man schnell den Überblick. Aber auch ältere Computer, langsame Scanner und überfüllte Mail-Postfächer erschweren die Arbeit. Manche digitalisieren zu wenig, andere zu viel. Beides führt zu Problemen. Ein schlecht eingerichteter Arbeitsplatz oder selbst ein unbequemer Stuhl können ebenfalls die Produktivität beeinträchtigen. Nicht zuletzt fehlt es oft an notwendigem Know-how. Neue Technologien und Abläufe können daher nicht optimal eingesetzt werden.

Agrarbüro auf Kurs

Es gibt wichtige Schritte, um die Effizienz im Büro zu verbessern. Hier sind einige Tipps:

• Ordnung schaffen: Man sollte jedem Dokument einen festen Platzgeben, sowohl physisch als auch digital. Nur die Papiere und Gegenstände, die man täglich braucht, sollten in Griffnähe sein. Alles andere gehört entsorgt oder versorgt in Schubladen oder Boxen. Auch Stifte, Büroklammern und andere Utensilien sollten ihren festen Platz haben, um die Übersicht zu wahren.

• Strukturierte Ablage erstellen: Ein einfaches, aber effektives Ablagesystem entwickeln. Dazu verwendet man am besten für physische Dokumente ein Farbsystem: Jeder Betriebsbereich erhält eine eigene Farbe, die sich in Ordnern, Hängemappen und Beschriftungen widerspiegelt. Auf dem Computer müssen Ordner und Dateien klar benannt und logisch sortiert werden, damit sie leicht zu finden sind.

• In moderne Technik investieren: Ein schneller Computer und ein zweiter Bildschirm können das Arbeiten deutlich beschleunigen. Digitale Helfer wie To-Do-Listen oder Dokumentations-Apps sollen genutzt werden, um die Aufgaben zu planen und den Überblick zu behalten.

• Regelmässig scannen: Wichtige Dokumente müssen regelmässig eingescannt werden, aber nur das digitalisieren, was wirklich nötig ist. Ein guter Scanner, der schnell und doppelseitig arbeitet, spart viel Zeit. Für die erhaltene Post sollten Ablagesysteme verwendet werden, zum Beispiel «Allgemeines», «Rechnungen» und «Bearbeitung», um Papiere sinnvoll zu ordnen. Es ist entscheidend, dass alle Beteiligten diese Regeln kennen und einhalten.

• Mails aufräumen: Das Mail-Postfach sollte aufgeräumt gehalten werden. Unnötige Nachrichten löschen und wichtige Mails in klare Kategorien sortieren. Ein überfülltes Postfach macht es schwer, schnell auf Informationen zuzugreifen.

• Das Büro angemessen gestalten: Ein bequemer Stuhl und gutes Licht können den Unterschied ausmachen.

Vom Papierchaos zur digitalen Ordnung

Klingt das utopisch? Endlich die Schreibtischstapel loswerden, nie wieder stundenlang nach einem Lieferschein suchen und der Steuerberater ist begeistert von der reibungslosen Zusammenarbeit. Das zumindest versprechen Anbieter von sogenannten Dokumentenmanagementsystemen (DMS).

Während die Landwirtschaft in den Bereichen Technik und Aussenwirtschaft längst auf digitale Lösungen setzt, hinkt das Büro vielerorts noch immer hinterher.

In den letzten Jahren haben sich die Anforderungen an landwirtschaftliche Betriebe enorm gesteigert. Die Dokumentation von Nährstoffbewegungen und die Erfassung von Kulturen und Massnahmen sind ebenso wichtig wie die Kontrolldossiers für Behörden und Ämter. Diese Aufgaben werden oft als lästig empfunden, und das Büro wird zu einem Ort, den man lieber meidet. Immer wieder entstehen dadurch mehrgleisige Ablagen: Nutzung für die gleichen Dokumente sowohl Papier als auch digitale Systeme nebeneinander. Das verkompliziert die Abläufe unnötig und führt zu ineffizienter Arbeit und unnötigem Stress.

Wie kann DMS helfen

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist eine Software, die einem hilft, alle wichtigen Unterlagen digital zu verwalten. Statt viele Papierstapel zu haben, kann man Dokumente wie Rechnungen, Verträge oder Mails in das System hochladen und dort zentral speichern. So hat man immer alles an einem Ort und kann die Dokumente über Schnellsuchen jederzeit finden.

Der entscheidende Vorteil eines solchen Systems: Die Suchzeiten nach Dokumenten können auf ein Minimum reduziert werden. Dies spart nicht nur Zeit, sondern minimiert auch die Fehlerquote und erleichtert die Zusammenarbeit mit Mitarbeitern oder Externen, wie zum Beispiel Steuerberatern. Darüber hinaus ermöglicht ein DMS als Cloud-Lösung einen ortsunabhängigen Zugang. Man kann von jedem Ort auf der Welt auf die Daten zugreifen. Ein weiterer Punkt ist die langfristige Einsparung von Papier und Lagerplatz und schafft damit gleichzeitig mehr Platz und Übersicht im Büro. Allerdings haben diese Systeme ihren Preis. Hier gilt es die Kosten gegen den Nutzen im Betrieb abzuwägen.

Weg zur digitalen Ordnung

Der Schritt weg vom Papierchaos hin zu einer digitalen Ordnung ist zwar eine grosse Umstellung, aber bei zunehmenden administrativen Tätigkeiten sprechen die langfristigen Vorteile für sich. Ein gut organisiertes Agrarbüro steigert nicht nur die Effizienz, sondern sorgt auch für mehr Ruhe und Übersicht.